Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Для бизнеса любого масштаба важно, чтобы закупки были правильно организованы. Когда компания небольшая, руководство вместе с ассистентами может заняться этим делом. Однако, когда предприятие начинает расти, необходимость в трудовых ресурсах и временных затратах также возрастает. В такой ситуации рекомендуется использование системы автоматизации закупок. В данной статье мы расскажем о том, что это такое и какие преимущества может принести данная система организации закупок.

Автоматизированные закупки - это специальная программа, которая используется для повышения эффективности работы отдела закупок и всей компании. Она позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, согласовывать сроки поставок. Автоматизированная система позволяет анализировать продажи и контролировать плановые показатели. Программа работает быстрее, не ошибается, не опаздывает и не требует зарплату, что помогает в сокращении затрат компании.

По статистике, использование автоматизированной организации закупок на предприятии может сократить затраты на 15-16% и ускорить закупочный процесс на 20-30%. Это также приводит к экономии времени закупщиков и поставщиков, прозрачности алгоритма и увеличению количества поставщиков, что создает конкуренцию и может привести к предложению товаров и услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.

Необходимость обучения сотрудников работе с автоматизированной системой является основным недостатком внедрения такой программы, особенно в крупных компаниях. Однако, есть организации, которые предоставляют презентации и гайды по работе с такими системами.

Примером успешного использования автоматизации в компании является компания "Вимм-Билль-Данн", которая после автоматизации складского хозяйства сократила количество возвратов продукции практически вдвое, увеличила количество обрабатываемых в сутки заказов на треть и повысила показатель точности работ с 77% до 99%.

Как оптимизировать системы для автоматических закупок

При автоматизации бизнес-процессов важно учитывать уникальность каждой компании и выбирать соответствующие системы и технологии. Особенно это касается систем организации закупок. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиалы — 1С ERP, для полноценной автоматизации закупок необходимо будет выстраивать связи между разными системами и проводить доработки.

Хотя можно использовать локальные базы данных, они имеют недостатки. Во-первых, конфиденциальная информация может быть украдена или потеряна. Во-вторых, руководители находятся в затруднении при поиске истории тендеров, отчетов и прочей информации. Это занимает много времени и замедляет бизнес-процессы. В-третьих, когда коммуникация с поставщиками осуществляется через электронную почту и телефон, история ее переписки теряется, что приводит к потере доказательств при конфликтах с бизнес-партнерами. В-четвертых, компании должны каждый раз создавать новые формы и шаблоны документов, действуя без систематизированного хранилища, что отнимает много времени.

В целом, локальные базы данных подходят только для начинающих предпринимателей. С расширением бизнеса они утрачивают свою актуальность на фоне использования автоматизированных систем организации закупок, которые решают все вышеперечисленные проблемы.

Особенности внедрения систем

Когда речь заходит о внедрении системы автоматизированной организации закупок, следует учитывать несколько этапов. В первую очередь, необходимо провести исследование бизнес-процессов в компании, что позволит грамотно спланировать разработку и проектирование системы. Также не стоит забывать о программном обеспечении фирмы, на которое должны быть выдвинуты определенные требования для эффективной работы системы. Тем не менее, специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают все эти моменты и могут подобрать индивидуальное решение.

После установки системы автоматизированной организации закупок в компании необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой. Доступ к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, отвечающим за организацию закупок в предприятии. Если компания имеет несколько подразделений, то такая система должна быть растиражирована на каждое из них. Оптимальным решением является запуск системы в тестовом режиме в первое время. Это позволит сотрудникам более детально ознакомиться с новшеством без лишней спешки, а руководству - убедиться в качестве работы системы.

Сложность процесса внедрения системы автоматизированной организации закупок может показаться чрезвычайно высокой. Однако, компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных систем, располагают отделом технической поддержки, где можно получить помощь по профильным вопросам. Гланое - правильно выбрать проверенного поставщика услуг и обратиться к нему за помощью.

Фото: freepik.com