Сравнение документов посредством ScanDifFinder SDK: технологии от ABBYY

Время - это деньги, особенно в современном бизнесе, где неэффективность может привести к финансовым потерям. В этой статье мы расскажем о технологии сравнения документов от одного из лидеров в этой области - компании ABBYY. Использование специальных программных средств, таких как та, которую предлагает ABBYY, позволяет значительно уменьшить время, затрачиваемое на сравнение документов, а также снизить процент ошибок и повысить эффективность бизнеса.

Так, в связи со сравнением и поиском отличий в многостраничном документе с помощью программы, потребуется несколько минут, что является значительно быстрее, чем ручное сравнение. К тому же, интеграция функции сравнения в уже имеющуюся корпоративную систему позволяет сохранять привычные инструменты работы сотрудников и не требует дополнительных временных затрат на обучение сотрудников.

Некоторые программы для сравнения документов могут обрабатывать практически любые виды документов, представленных в различных форматах, таких как doc, rtf, txt, jpg и т. д. При выборе программы для покупки интеллектуальной системы обработки информации, следует отдавать предпочтение проверенным компаниям, имеющим продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.

Применение автоматизированных программных средств для сравнения документов может значительно ускорять процесс, а также снижать процент ошибок. Это особенно актуально в случаях, когда потребуется сверить договора или поискать несоответствия между копиями. При ручном выполнении таких операций затрачивается много времени у сотрудников, что, в конечном итоге, может привести к финансовым потерям, особенно если в дело вмешивается человеческий фактор. Автоматизация этих процессов позволяет сократить сроки обработки, сэкономить время и исключить ошибки, что повышает эффективность бизнеса.

Сравнение документов: возможности искусственного интеллекта

В своей работе, офисные сотрудники периодически сталкиваются с необходимостью сравнения документов. В соответствии с исследованием, проведенным ABBYY, 19% сотрудников постоянно выполняют эту задачу, а 40% - время от времени. Чаще всего данная задача возникает у сотрудников отделов договорных отношений, бухгалтерии, финансов, юридических подразделений, персонала, административных работников и секретарей.

Кроме того, необходимость сравнения данных возникает и когда сравнивают различные форматы документов. Результаты исследования показали, что наиболее часто сравниваются:

• Бумажный документ с электронной копией (78%);
• Разные версии документа в текстовом формате (61%);
• Документ MS Office с PDF-файлом (55%);
• Электронный документ со скан-изображением (37%).

Если учесть, что обычный договор может быть нескольких страниц, объем работ может быть весьма значительным. Сверку документов byстрочно вручную требует колоссального количества времени и сосредоточения. Даже самый внимательный сотрудник возможно допустит ошибки, последствия которых могут стать фатальными для бизнеса. Кроме того, сроки обработки документов обычно очень сжаты, что не оставляет возможности на тщательный анализ документов.

Примером того, что могут стоить ошибки при работе с документами, может служить судебное дело, произошедшее в 2013 году с сотрудниками банка. Заемщик самостоятельно изменил условия договора в свою пользу, и, поскольку сотрудники банка невнимательно прочли документ, была подписана некорректная версия. В итоге, заемщик обратился в суд и потребовал компенсации в размере 24 млн. рублей.

Очевидным решением данной проблемы является внедрение автоматизированных систем обработки документов. Такие системы могут решить несколько задач:

• Осуществлять сравнение документов в кратчайшие сроки;
• Повысить качество обработки;
• Ускорить обслуживание клиентов и увеличить лояльность.

Существуют различные технические средства обработки документов, которые могут быть доступны офисным работникам. Одним из таких средств являются встроенные инструменты MS Office, но они могут быть не очень удобны в использовании. В этом случае на помощь приходят технологии искусственного интеллекта, созданные ABBYY.

Инструментальный пакет ScanDifFinder SDK является идеальным решением для сравнения документов. Он основан на технологии оптического распознавания символов (OCR) и мгновенно находит все значимые несоответствия в содержании двух версий документа, будь то договор, акт, обновленный прайс-лист и т.д.

ScanDifFinder SDK позволяет сравнить бумажный документ с цифровой копией или выявить несоответствия между двумя электронными версиями. Технология работает с разнообразными текстовыми и графическими форматами, такими, как: .doc (.docx), .xls (.xlsx), .odt (.ods, .odp), .rtf, .txt, .html, .pdf, .jpg, .png, .gif и .bmp.

ScanDifFinder SDK позволяет находить значимые изменения (удаление, добавление, редактирование текста, числовых данных), игнорирует форматирование и подсвечивает различия между 2 документами на специальной панели. Результаты проверки можно сохранить в MS Word или PDF-формате.

Самое лучшее решение для сотрудников офисов является использование технологии ScanDifFinder SDK. Программа удобна в использовании и не требует специальных знаний для работы с ней. Сравниваемые документы можно загрузить в программу и подождать несколько минут, пока система выполнит необходимые проверки. В конечном счете это значительно упрощает работу и минимизирует количество ошибок.

Программный инструмент ScanDifFinder SDK, разработанный компанией ABBYY, предоставляет возможность создателям ПО интегрировать технологии обработки документов в любые информационные системы. Многие компании уже оценили преимущества этого решения. Рассмотрим на примерах, какие бизнес-процессы помогает оптимизировать технология сравнения документов.

Кейс №1

Компания «Базэл Аэро», входящая в состав финансово-промышленной группы «Базовый Элемент», управляет работой нескольких аэропортов Краснодарского края. Юридическая служба предприятия обрабатывает более 80 договоров еженедельно. Каждую подписанную бумажную копию сотрудники сверяют с электронной версией, чтобы избежать ошибок и сохранить финансовую безопасность предприятия. Однако это занятие требует много времени и внимания. Чтобы оптимизировать процесс сверки документов, было принято решение об использовании технологии автоматизированной обработки документов.

Директор по информационным технологиям компании А. Колесников отмечает, что перед ними стояла задача найти инструмент, который сможет полностью автоматизировать процесс сверки бумажных договоров с утвержденными электронными версиями, а также интегрироваться в систему «1С: Документооборот», которую используют сотрудники юридической службы. В результате выбор был сделан в пользу решения от ABBYY. Программа сравнения документов работает в системе «1С: Документооборот» и автоматически распознает скан-копии бумажных договоров, мгновенно сравнивая их с текстом согласованной версии. Благодаря внедрению ScanDifFinder SDK, сотрудники юридической службы «Базэл Аэро» больше не тратят время на сверку договоров вручную, а риск подписания некорректной версии сведен к минимуму.

Кейс №2

Компания «Логика бизнеса» является разработчиком программного обеспечения для управления корпоративным контентом и создателем «Логики СЭД», электронной системы обработки документов, которая считается одним из лидеров в сегменте ECM-решений. В конце 2016 года компания совместно с ABBYY приступила к разработке нового продукта «Сравнение документов», предназначенного для автоматической сверки оригиналов и копий договоров, счетов-фактур и других документов в разных текстовых и графических форматах.

Модуль поддерживает два режима работы: с ожиданием результата и с запросом уведомления. Пользователь может выбрать настройки для игнорирования изменений пунктуации и др. Все это время пользователь может выполнять другие операции, а по завершении процесса в СЭД поступает уведомление о готовности.

Сравнение документов с помощью ScanDifFinder SDK значительно экономит время сотрудников, затрачиваемое на сверку копий документов с оригиналами. Программа быстро и точно находит все изменения, сводя к минимуму риск подписания некорректных версий. Технология легко интегрируется в любые СЭД, что делает ее удобным инструментом управления корпоративной информацией.

Фото: freepik.com